严格使用审批，留存使用痕迹 建立用印审批制度：任何使用合同章的行为，必须经过规范的审批流程。例如： 由业务部门提交《用印申请单》，注明合同名称、签约方、用印页数、用印原因等信息； 经部门负责人审核、法务部门（或合规部门）对合同内容合规性审核后，报企业负责人（或授权人）审批； 审批通过后，保管人方可盖章，严禁 “先盖章后审批” 或 “无审批盖章”。 全程记录留痕： 用印时，保管人需核对合同内容与审批单信息是否一致，确认无误后在指定位置盖章； 建立《合同章使用登记台账》，详细记录每次用印的日期、合同名称、签约方、用印数量、审批人、经办人、保管人等信息，必要时留存合同复印件或扫描件存档； 盖章过程可通过监控录像记录（如在保管地点安装摄像头），便于后续追溯。

规范保管流程，限制接触范围 专人专管：指定责任心强、岗位稳定的专人（如行政主管、法务专员等）负责合同章的日常保管，明确保管人的职责与责任，避免多人接触或随意交接。 物理防护：将合同章存放在带锁的保险柜或专用抽屉中，钥匙 / 密码由保管人单独持有，非工作时间严禁随意放置。如需临时交接，需通过书面登记（如《印章交接记录表》）明确交接人、接收人、时间及用途，避免 “无记录流转”。 禁止带出：原则上合同章不得带出企业办公场所，确因特殊情况（如异地签约）需带出的，需经企业负责人书面审批，由两人以上共同携带，并全程监督使用，返回后立即归还并登记使用情况。

准备材料： 企业、个体工商户：需提供营业执照副本原件（验原件），法人（负责人）、经办人的身份证件（中国内地居民二代身份证等，如法人本人申办，无需提交经办人身份证），刻章申请书或委托书（由法人签名）。若刻制合同专用章，还需提供开户许可证。 国家机关、人民团体：需提供省、市（区）编制委员会、政府文件、批文或本部门上一级主管单位的有关文件、有效凭证，单位负责人身份证件，业务经办人身份证件及单位负责人授权委托书（非单位负责人办理业务时提供）。

提交申请与审核：向刻章单位提交相关材料，并填写刻章申请表格，详细写明法人章的相关信息。刻章单位会对提交的材料进行严格审核，确保申请人身份及申请事项合法合规。